Text copied to clipboard!
Tittel
Text copied to clipboard!Front Office Assistent
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi leter etter en dyktig og serviceinnstilt Front Office Assistent som vil være vårt ansikt utad og sørge for en profesjonell og vennlig mottakelse av våre kunder, besøkende og ansatte. Som Front Office Assistent vil du spille en sentral rolle i den daglige driften av kontoret, og være ansvarlig for å håndtere henvendelser, koordinere møter, og støtte administrasjonen med ulike oppgaver.
Stillingen krever utmerkede kommunikasjonsevner, evne til å håndtere flere oppgaver samtidig, og en positiv holdning. Du vil være den første personen våre gjester møter, og det er derfor viktig at du er imøtekommende, profesjonell og strukturert. Du vil også samarbeide tett med andre avdelinger for å sikre en sømløs drift av kontoret.
Dine arbeidsoppgaver vil inkludere å besvare telefoner og e-poster, ta imot besøkende, håndtere post og budleveranser, bestille kontorrekvisita, og sørge for at fellesområdene er ryddige og innbydende. Du vil også bistå med administrativ støtte til ledelsen og andre ansatte ved behov.
Vi ser etter deg som har erfaring fra lignende roller, gjerne innen kontoradministrasjon eller kundeservice. Du må være komfortabel med bruk av vanlige kontorprogrammer og ha god skriftlig og muntlig fremstillingsevne på norsk og engelsk.
Hos oss får du muligheten til å jobbe i et inkluderende og profesjonelt miljø, med gode utviklingsmuligheter og varierte arbeidsoppgaver. Vi verdsetter initiativ, pålitelighet og evnen til å skape gode relasjoner både internt og eksternt.
Hvis du trives med å være en viktig del av et team og ønsker å bidra til en effektiv og hyggelig arbeidsplass, vil vi gjerne høre fra deg!
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Ta imot og ønske besøkende velkommen
- Besvare og videresende telefonhenvendelser og e-poster
- Håndtere post og budleveranser
- Bestille kontorrekvisita og holde orden på fellesområder
- Koordinere møter og reservere møterom
- Gi administrativ støtte til ledelsen og ansatte
- Oppdatere interne kontaktlister og dokumenter
- Sørge for at resepsjonsområdet er ryddig og representativt
- Assistere med planlegging av arrangementer og møter
- Utføre enklere kontoroppgaver som kopiering og skanning
Krav
Text copied to clipboard!- Erfaring fra resepsjon, kundeservice eller kontoradministrasjon
- Gode kommunikasjonsevner på norsk og engelsk
- Serviceinnstilt og imøtekommende personlighet
- Evne til å håndtere flere oppgaver samtidig
- Strukturert og pålitelig arbeidsstil
- Komfortabel med bruk av Microsoft Office og e-postsystemer
- Evne til å jobbe selvstendig og i team
- Fleksibel og løsningsorientert
- God organisasjonsevne og oppmerksomhet på detaljer
- Utdanning innen administrasjon eller tilsvarende er en fordel
Potensielle intervjuspørsmål
Text copied to clipboard!- Har du erfaring fra resepsjonsarbeid eller lignende roller?
- Hvordan håndterer du stressende situasjoner med mange henvendelser?
- Hva betyr god kundeservice for deg?
- Er du komfortabel med å bruke kontorprogrammer som Outlook og Excel?
- Hvordan organiserer du arbeidsdagen din for å være mest mulig effektiv?
- Kan du gi et eksempel på en gang du løste et problem for en kunde eller kollega?
- Hvordan håndterer du konfidensiell informasjon?
- Er du tilgjengelig for å jobbe heltid eller deltid?
- Hva motiverer deg i en administrativ rolle?
- Hvordan vil dine tidligere kollegaer beskrive deg?
